Słownik Pojęć
- Administrator danych osobowych (Administator, ADO) – spółka pod nazwą LOG Systems sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, przy ul. Powstańców Śląskich 9, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000345703, NIP: 779-236-84-22
- RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Administrator Danych Osobowych
Administratorem danych osobowych jest LOG Systems sp. z o.o.. Kontakt z ADO jest możliwy poprzez e-mail: info@log-systems.com lub na adres korespondencyjny: ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail: iod@log-systems.com w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.
Bezpieczeństwo danych osobowych
W celu zapewnienia integralności i poufności danych, ADO wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym, w zakresie w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne oraz techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.
Cele przetwarzania danych i podstawa prawna przetwarzania
Korespondencja e-mail oraz tradycyjna
W przypadku kierowania do ADO korespondencji drogą e-mail lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i organizacji sprawy, której korespondencja dotyczy.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest realizacja umowy i uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit b i f RODO). Korespondencja przechowywana jest w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych i innych informacji, ujawniana jedynie osobom upoważnionym.
Rekrutacja
W ramach procesów rekrutacyjnych, ADO przetwarza dane osobowe (zawarte np. w CV ) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. ADO wyznaczył miejsce zgłaszani aplikacji, gdzie zgłaszający wyraża zgode na przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do przetwarzania zgłoszenia: https://log-systems.com/formularz-aplikacji/.
W kiedy zgłaszający przekaże w procesie rekrutacji większy zakres informacji, Administrator uzna, że kandydat wyraża zgodę na ich przetwarzanie w celu realizacji procesu rekrutacji. Dane osobowe kandydatów są przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy). Jeżeli Administrator nie prowadzi postępowania rekrutacyjnego lub ogłosił kolejne, możemy przetwarzać Twoje dane tylko na podstawie przekazanej zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO).
Media społecznościowe
Administrator przetwarza dane osobowe osób, które polubiły profile społecznościowe LOG Systems, prowadzone w ramach popularnych portali społecznościowych tj. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter. Dane są przetwarzane w celu umożliwienia prowadzenia i bieżącego zarządzania profilami, w tym w celu komunikowania się ze społecznością oraz organizowaniem wydarzeń, na zasadach określonych funkcjonalnościami poszczególnych mediów społecznościowych oraz ich regulaminami. Dane członków społeczności są przetwarzane także w celach statystycznych i analitycznych oraz mogą być przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
Zbieranie danych w związku z realizacją usług
Administrator przetwarza dane osobowych klientów w związku z oferowanymi usługami, w celu ich realizacji i rozliczenia. Administrator jest zobowiązany do prowadzenia rachunkowości, przez co ciążą na nim także obowiązki podatkowe. Ponadto Administrator ma prawo, z tytułu prowadzonej działalności, do dochodzenia roszczeń i ochrony praw. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych są art. 6 ust. 1 lit b, c oraz f RODO).
Zbieranie danych w relacjach biznesowych
W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach, np. podczas spotkań biznesowych, na eventach branżowych, współpracą z partnerami biznesowymi (np. dane osób odpowiedzialnych po stronie partnera za wykonywanie umowy). Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
Przetwarzanie danych w systemach informatycznych
Dane osobowe są przetwarzane w środowisku informatycznym, co oznacza, że mogą być także tymczasowo przechowywane i przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, czy stron internetowych. Zasady dotyczące przetwarzania danych w serwisach www Administratora (w tym dane dot. plików cookies) znajdują się w Polityce Prywatności.
Przetwarzanie danych w związku z przesłaniem formularza kontaktowego i newsletterem
Administrator zbiera dane przekazane drogą formularza kontaktowego lub zapisów na newsletter. Podstawą prawną przetwarzania jest odrębna zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO), wyrażana każdorazowo przed wysłaniem formularza kontaktowego.
Odbiorcy danych
W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, są one ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności: dostawcom odpowiedzialnym za dostarczanie i obsługę systemów informatycznych, podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, audytowe, agencjom rekrutacyjnym. Ponadto dane osobowe mogą być również ujawniane właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator informuje, że nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Okres przetwarzania danych osobowych
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi oraz celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może wynikać także odrębnych z przepisów, w przypadku, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. ze względów bezpieczeństwa – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej rozwiązania, a następnie przez okres wskazanym w powszechnie obowiązujących przepisach.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych
W związku z przetwarzaniem przez Administratora Twoich danych przysługuje Ci szereg uprawnień:
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej
- prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
- prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa)
Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:
- w formie pisemnej na adres: LOG Systems sp. z o.o., ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław.
- drogą e-mailową na adres: iod@log-systems.com
Pozostałe Informacje
Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów wskazanych powyżej. Skutkiem niewyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych będzie brak możliwości realizacji celu, dla którego dane miały być przetwarzane. Państwa dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania.